A importância da comunicação escrita para secretária

A Evolução do profissional de secretariado executivo demonstra que sua atuação como assessor executivo está cada dia mais importante e reconhecido no mercado de trabalho, por esse motivo o uso correto e objetivo  do Português escrito é muito importante.

(BOSCO, Medeiros João, HERNANDES, Sonia, p.317)

“Anteriormente, o executivo ditava as cartas que a secretária datilografava. Hoje, o executivo digita sua correspondência e a envia por fax ou e-mail, ou delega totalmente à secretária a redação e assinatura.”

Melhorar o modo como se escreve além de ajudar o profissional a melhorar seu desempenho durante o dia de trabalho reduzindo o consumo inadequado de seu tempo, também auxilia em seu destaque como profissional da área.

A rotina de trabalho nas organizações faz com que os executivos deleguem uma maior responsabilidade para a secretária, toda documentação escrita da empresa é elaborado por ela, exigindo que ela tenha certo domínio em sua escrita para que não haja nenhum erro de comunicação que possa prejudicar a empresa.  Muitos administradores, confiam extremamente em sua secretária e portanto acabam dispensando a conferência de documentos redigidos por ela.

Em um encontro profissional, geralmente a secretária é quem faz todas as anotações do ocorrido em uma reunião que vão desde anotações básicas como também a elaboração de Atas e relatórios.

A comunicação empresarial de maneira escrita deve ser objetiva para facilitar a compreensão do destinatário, por exemplo, atas, e-mails, ofícios, cartas e memorandos, por esse motivo a forma incorreta de escrever pode trazer problemas sérios ao profissional que atua como secretário e ao seu executivo.

A profissional deve utilizar uma forma eficaz em sua comunicação, sendo clara e objetiva em suas idéias e organiza-lás usando palavras fáceis de entender para que não haja dúvidas do receptor ao ler a mensagem ou até mesmo que ele entenda de forma negativa o contexto.

(GOLD, MIRIAN. Redação Empresarial. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2009).

(BOSCO, Medeiros João, HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária-11ed. São Paulo: Atlas,2009)