Exemplo de Oficio:

O ofício é o documento por meio do qual é feita determinada comunicação ou solicitação, em caráter oficial, à determinada pessoa física ou jurídica.
Se você precisa elaborar um escrito com tais características, poderá fazê-lo com base no modelo de ofício abaixo:

OFÍCIO DE REQUERIMENTO

Ofício nº (número)/(ano)

À Secretaria de Trânsito
Município de Serrariano - SR

Odoriovaldo Furtado Machado, brasileiro, solteiro, lenhador, inscrito no CPF sob o nº (informar), residente e domiciliado à Rua dos Cortes, nº 111 - Jardim do Bosque, nesta cidade, vem respeitosamente à presença de Vossa Senhoria solicitar a colocação de um quebra molas em meu bairro, em frente ao Colégio Municipal, tendo em vista que o trânsito de veículos flui em velocidade elevada no local, colocando em risco a integridade física dos pedestres, especialmente das crianças que frequentam aquele estabelecimento de ensino.

Certo de que a solicitação será atendida, fique com meus votos de estima e consideração.

(local), (dia) de (mês) de (ano)

(assinatura)
(nome)

Modelo de oficio

À
(empresa ou órgão)
(departamento, se conhecido)

Ref.
Apoio / Patrocínio


Vimos pelo presente expor e solicitar a Vossa Senhoria apoio para o (nome do evento) a ser realizado no dia (dia) de (mês) de (ano), no (informar o local de realização).

O evento vai proporcionar (descrever todos os benefícios e a visibilidade alcançada pelo evento a ser patrocinado, seja na TV, rádio, jornais ou pela quantidade de participantes).

Anexo a este ofício, segue projeto do evento, programação e cotas de patrocínio, que podem ser alteradas conforme acordo entre as partes.

Certos de que poderemos contar com seu importante apoio, nos colocamos à disposição no aguardo da resposta.


Atenciosamente,

(assinatura)
(nome completo)
(instituição, se for o caso)
(endereço e telefones de contato)

1. Escreva e-mails curtos

Deixe seu e-mail tão curto quanto for possível. Escrever um e-mail longo é o caminho pra que duas coisas aconteçam:

1. Você nunca receba uma resposta, pois…
2. Seu e-mail nunca será lido.

A rapidez com que digitamos faz com que seja fácil demais escrever uma longa e cansativa mensagem para outra pessoa. Se você tivesse que escrever e-mails à mão, seria muito mais suscinto. Reduza seu e-mail para o que for essencial. Claro, isso é mais difícil do que você pensa; uma vez Abraham Lincoln disse:

Eu não tive tempo para escrever uma carta mais curta, ao invés disso eu escrevi uma longa.

2. Limite o e-mail a apenas um assunto

Nunca escreva um e-mail que fale sobre vários assuntos. Se você quer uma resposta, você tem que fazer com que essa seja uma tarefa fácil para a outra pessoa — a melhor maneira de fazer isso é não sobrecarregá-la com um monte de coisas.

Se você tiver vários assuntos não relacionados para falar, a melhor maneira é enviar vários e-mails separados.

3. Escreva e-mails claros

É muito fácil de interpretar e-mails do jeito errado. Por isso, tenha certeza de que seu e-mail é tão claro, direto e fácil de entender quanto possível. Isso significa evitar abreviações, tomar cuidado com a gramática, entre outros. Isso pode parecer chato, mas tomar cuidado com esses detalhes pode fazer grande diferença (ainda mais se você estiver escrevendo para seu chefe!).

A parte mais difícil é ter certeza de que você está explicando exatamente o que você pensa. É muito fácil esquecer de que o conhecimento que você tem não é o mesmo que a outra pessoa tem. Antes de escrever o e-mail, coloque-se no lugar do outro — pense sobre a melhor forma de explicar aquilo para alguém que não está tão familiarizado com aquele assunto quanto você.

Quando responder um e-mail, mantenha o texto original ao qual você está respondendo, isso ajuda a tornar as coisas claras.

4. Informe exatamente o que você quer

Se você quer que algo seja feito, peça. Termine cada e-mail como se fosse o item de uma lista que você precisa. Não force a outra pessoa a ficar procurando no meio dos seus parágrafos sobre as coisas que ela deve fazer. Um exemplo, você escreve o e-mail, e no final diz:

Resumindo, eu preciso disso:

·         Arrume as gavetas do escritório

·         Ligue para o serviço de limpeza

5. Escreva o assunto depois de terminar o e-mail

O assunto costuma ser uma parte negligenciada nos e-mails. Geralmente é a primeira coisa que você escreve antes mesmo de você saber exatamente sobre o que falará a mensagem. É por isso que geralmente os assuntos são vagos ou inúteis, como “Oi” ou “Bom dia!”.

Escreva a mensagem para saber exatamente do que se trata, só então volte lá em cima e escreva o assunto do e-mail.

6. O(s) destinatário(s) é a última coisa que você deve escrever

Ao esperar até o último momento para escrever o destinatário você se previne do embaraço de enviar um e-mail pela metade ou de falar coisas que não deve para pessoas que não deve. Isso é importante especialmente quando há algum tipo de reclamação no corpo da sua mensagem.

Exemplo de e-mail:

O e-mail é uma forma de comunicação eficiente e veloz. Entretanto, assim como em uma carta, a formalidade não deve ser dispensa em determinadas oportunidades, como é o caso de comunicações comerciais, dentre outras.

Segue, portanto, um modelo de email formal:


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(localidade), (dia) de (mês) de (ano).



Para (destinatário / empresa)

Atenção a (pessoa ou departamento)

Assunto (tema da comunicação)


Prezados Senhores,


Somos uma empresa de representações em vendas e temos em nosso quadro funcional apenas vendedores altamente capacitados e profissionalizados.

Anexamos nesta oportunidade nosso portfolio para análise e manifestamos nossa intenção de representar sua empresa em municípios da região.

Caso haja interesse por parte de sua empresa, nos colocamos à disposição para novos contatos.


Agradecemos a atenção.


Atenciosamente,


Sua Empresa
Seu Nome - Seu Cargo

Exemplo de ata tradicional:

ATA DE REUNIÃO DE DIRETORIA

Aos cinco dias do mês de fevereiro de 2002, às 14 horas, na sede da Rua dos Mananciais, n° 82- São Paulo- SP, reuniu-se a Diretoria da Jalento Industrial S.A.,estando presentes todos os seus membros, conforme infra-assinados, sob a presidência do Sr. Antônio de Souza, que convidou a mim, João Ângelo, para secretário.Assim reunidos, os senhores diretores, depois de comentar os relatórios da Consultoria Dédalo sobre a necessidade de melhorias no Atendimento ao Cliente, deliberaram sobre a liberação de verbas para treinamento da qualidade profissional daquele setor. Ficou resolvido também que cada Diretor efetuará uma previsão orçamentária sobre sua disponibilidade financeira para tal treinamento e o assunto será discutido na próxima reunião semanal de diretoria. Nada mais havendo a tratar, foi encerrada  a reunião, lavrando-se a presente Ata, que, lida e achada conforme, vai ser assinada por todos os presentes. São Paulo, 5 de fevereiro de 2002.

O profissional de secretariado que procura escrever de maneira clara e objetiva ira ajudar a melhorar a comunicação dentro e fora da empresa, fazendo seus cliente externos e internos tenham facilidade em entender suas mensagens e responde-las com clareza otimizando o trabalho do secretário.

A importância da comunicação escrita para secretária

A Evolução do profissional de secretariado executivo demonstra que sua atuação como assessor executivo está cada dia mais importante e reconhecido no mercado de trabalho, por esse motivo o uso correto e objetivo  do Português escrito é muito importante.

(BOSCO, Medeiros João, HERNANDES, Sonia, p.317)

“Anteriormente, o executivo ditava as cartas que a secretária datilografava. Hoje, o executivo digita sua correspondência e a envia por fax ou e-mail, ou delega totalmente à secretária a redação e assinatura.”

Melhorar o modo como se escreve além de ajudar o profissional a melhorar seu desempenho durante o dia de trabalho reduzindo o consumo inadequado de seu tempo, também auxilia em seu destaque como profissional da área.

A rotina de trabalho nas organizações faz com que os executivos deleguem uma maior responsabilidade para a secretária, toda documentação escrita da empresa é elaborado por ela, exigindo que ela tenha certo domínio em sua escrita para que não haja nenhum erro de comunicação que possa prejudicar a empresa.  Muitos administradores, confiam extremamente em sua secretária e portanto acabam dispensando a conferência de documentos redigidos por ela.

Em um encontro profissional, geralmente a secretária é quem faz todas as anotações do ocorrido em uma reunião que vão desde anotações básicas como também a elaboração de Atas e relatórios.

A comunicação empresarial de maneira escrita deve ser objetiva para facilitar a compreensão do destinatário, por exemplo, atas, e-mails, ofícios, cartas e memorandos, por esse motivo a forma incorreta de escrever pode trazer problemas sérios ao profissional que atua como secretário e ao seu executivo.

A profissional deve utilizar uma forma eficaz em sua comunicação, sendo clara e objetiva em suas idéias e organiza-lás usando palavras fáceis de entender para que não haja dúvidas do receptor ao ler a mensagem ou até mesmo que ele entenda de forma negativa o contexto.

(GOLD, MIRIAN. Redação Empresarial. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2009).

(BOSCO, Medeiros João, HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária-11ed. São Paulo: Atlas,2009)